Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů
Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů, ke kterému dochází v souvislosti s naší podnikatelskou činností.
V případě obchodování s firmou, která je právnickou osobou, jde o kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka.
V případě fyzických osob jde o osobní údaje firmy – fyzické osoby a kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka.
Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci a případné řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními informacemi na osoby, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.
Fakturační údaje musíme ponechávat v evidenci z právní povinnosti podle zákona o DPH po dobu 10-ti let.
Kontaktní údaje z titulu oprávněného zájmu v souladu se zákonem 480/2004 používáme i pro zasílání e-mailových nabídek. Možnost odmítnout toto zasílání je součástí každé zprávy.
Máte právo na jejich výpis, opravu, výmaz, omezení zpracování, podání námitky, odvolání souhlasu a podání stížnosti.
1. Kontaktní údaje
Správcem osobních údajů je Espresso s.r.o., Strakonická 3309/2e, 150 05 Praha 5
Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: info@espressobar.cz
2. Tabulka zpracování osobních údajů
Název zpracování |
Účel zpracování |
Kategorie osobních údajů |
Právní titul |
Upřesnění právního titulu |
Zdroj údajů |
Doba uložení |
Další příjemci |
Účetnictví |
|||||||
Účetnictví - papírová evidence |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje a doklady |
Právní povinnost |
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Auditoři/FU |
Účetnictví - elektronické evidence |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje a doklady |
Právní povinnost |
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Auditoři/FU |
Evidence dodavatelů v účetnictví |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Účetnictví - archivace listin |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje a doklady |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Účetnictví - archivace dat |
Evidence účetních dokladů |
Kontaktní a fakturační údaje a doklady |
Právní povinnost |
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Obchod, Nákup, Realizace zakázek |
|||||||
Evidence zákazníků, dodavatelů |
Řízení firmy pomocí ERP systému |
Kontaktní a fakturační údaje |
Uzavření nebo plnění smlouvy |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Evidence zákazníků, dodavatelů |
Řízení firmy pomocí ERP systému |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
Evidence dodavatelů |
Evidence dodavatelů k objednávkám |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Soubory MS Office s osobními údaji obchodních partnerů na přenosných elektronických zařízeních (noteboky, mobilní telefony, …) |
Aktuální a operativní údaje, zejména pro zpracování obchodní agendy a probíhajících zakázek |
Kontaktní a fakturační údaje |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Předávání údajů dopravci - balíkové firmy + Česká pošta |
Zajištění dopravy zboží k zákazníkům. |
Adresa a telefon |
Uzavření nebo plnění smlouvy |
|
Subjekt údajů |
10 let |
Dopravce |
Marketing |
|||||||
Zpracování kontaktů v CRM systému |
Získávání nových zákazníků |
Kontaktní údaje |
Oprávněný zájem |
|
Vizitky z veletrhu, údaje z webových stránek, telefonáty |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
Newsletter |
Získávání nových zákazníků |
Jméno, název firmy, e-mailová adresa |
Oprávněný zájem |
|
Subjekt údajů - registrace na webu |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
Telefonická akvizice nových zákazníků |
Získávání nových zákazníků |
Telefonní číslo a jméno |
Oprávněný zájem |
|
Vizitky z veletrhu, údaje z webových stránek, telefonáty |
Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu |
Nejsou |
IT a technologie |
|||||||
Zálohování dat ERP |
Provozní a právní povinnost |
Vše z ERP |
Právní povinnost |
Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Archivace dat ERP |
Provozní a právní povinnost |
Vše z ERP |
Právní povinnost |
Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb. |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
Vzdálená správa ERP dodavatelem |
Zajištění provozu ERP |
Všechny z ERP |
Oprávněný zájem |
Za účelem zajištění aktualizací systému a uživatelské podpory |
|
Není uloženo ve firmě. |
Zpracovatel ERP |
Replikace ESHOP na úložiště datacentra |
Řízení firmy pomocí ERP systému |
Kontaktní a fakturační údaje a doklady |
Uzavření nebo plnění smlouvy |
Subjekt údajů |
10 let |
Nejsou |
3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním
Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.
Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.
Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.
Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.
Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.
V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.
V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.
4. Popis práv subjektů údajů
Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:
Právo |
Upřesnění |
|
Požadovat výpis |
Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. |
|
Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. |
||
Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod. |
||
Požadovat opravu |
Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění. |
|
Požadovat výmaz |
Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. |
|
Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti. |
||
Požadovat omezení zpracování |
Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. |
|
K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky. |
||
Podat námitku proti zpracování |
Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. |
|
Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána. |
||
V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme. |
||
Odvolat souhlas se zpracováním |
To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno. |
|
Požadovat výpis v přenositelném formátu |
Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu. |
|
Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci. |
||
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování |
Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování. |
|
Podat stížnost na dozorový úřad |
V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů. |
|
5. Způsob výkonu práv
Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:
Osobně v sídle společnosti, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude od vás převzata písemná žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.
K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.
Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.
Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.
Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:
- uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady,
- odmítnout žádosti vyhovět.
Chcete-li podat žádost elektronicky:
zašlete ji e-mailem na adresu info@espressobar.cz s vaším platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky e8c4mzq.
Do žádosti uveďte:
Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje
Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.
V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.