GDPR

Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů

Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů, ke kterému dochází v souvislosti s naší podnikatelskou činností.

V případě obchodování s firmou, která je právnickou osobou, jde o kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka.

V případě fyzických osob jde o osobní údaje firmy – fyzické osoby a kontaktní informace o osobách, se kterými komunikujeme na straně zákazníka.

Jedná se o údaje, které potřebujeme pro zajištění plnění smlouvy nebo objednávky a následnou fakturaci a případné řešení reklamací. Také pracujeme s kontaktními informacemi na osoby, které potřebujeme v oprávněném zájmu pro organizační zajištění dodávek.

Fakturační údaje musíme ponechávat v evidenci z právní povinnosti podle zákona o DPH po dobu 10-ti let.

Kontaktní údaje z titulu oprávněného zájmu v souladu se zákonem 480/2004 používáme i pro zasílání e-mailových nabídek. Možnost odmítnout toto zasílání je součástí každé zprávy.

Máte právo na jejich výpis, opravu, výmaz, omezení zpracování, podání námitky, odvolání souhlasu a podání stížnosti.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Espresso s.r.o., Strakonická 3309/2e, 150 05 Praha 5

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: [email protected]

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Název zpracování	Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Upřesnění právního titulu	Zdroj údajů	Doba uložení	Další příjemci
Účetnictví
Účetnictví - papírová evidence	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje a doklady	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Auditoři/FU
Účetnictví - elektronické evidence	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje a doklady	Právní povinnost	Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Auditoři/FU
Evidence dodavatelů v účetnictví	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Účetnictví - archivace listin	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje a doklady	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Účetnictví - archivace dat	Evidence účetních dokladů	Kontaktní a fakturační údaje a doklady	Právní povinnost	Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Obchod, Nákup, Realizace zakázek
Evidence zákazníků, dodavatelů	Řízení firmy pomocí ERP systému	Kontaktní a fakturační údaje	Uzavření nebo plnění smlouvy		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Evidence zákazníků, dodavatelů	Řízení firmy pomocí ERP systému	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
Evidence dodavatelů	Evidence dodavatelů k objednávkám	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Soubory MS Office s osobními údaji obchodních partnerů na přenosných elektronických zařízeních (noteboky, mobilní telefony, …)	Aktuální a operativní údaje, zejména pro zpracování obchodní agendy a probíhajících zakázek	Kontaktní a fakturační údaje	Oprávněný zájem		Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Předávání údajů dopravci - balíkové firmy + Česká pošta	Zajištění dopravy zboží k zákazníkům.	Adresa a telefon	Uzavření nebo plnění smlouvy		Subjekt údajů	10 let	Dopravce
Marketing
Zpracování kontaktů v CRM systému	Získávání nových zákazníků	Kontaktní údaje	Oprávněný zájem		Vizitky z veletrhu, údaje z webových stránek, telefonáty	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
Newsletter	Získávání nových zákazníků	Jméno, název firmy, e-mailová adresa	Oprávněný zájem		Subjekt údajů - registrace na webu	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
Telefonická akvizice nových zákazníků	Získávání nových zákazníků	Telefonní číslo a jméno	Oprávněný zájem		Vizitky z veletrhu, údaje z webových stránek, telefonáty	Do uznání žádosti o výmaz / po dobu trvání oprávněného zájmu	Nejsou
IT a technologie
Zálohování dat ERP	Provozní a právní povinnost	Vše z ERP	Právní povinnost	Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Archivace dat ERP	Provozní a právní povinnost	Vše z ERP	Právní povinnost	Zejména zákon o DPH č. 235/2004 Sb.	Subjekt údajů	10 let	Nejsou
Vzdálená správa ERP dodavatelem	Zajištění provozu ERP	Všechny z ERP	Oprávněný zájem	Za účelem zajištění aktualizací systému a uživatelské podpory		Není uloženo ve firmě.	Zpracovatel ERP
Replikace ESHOP na úložiště datacentra	Řízení firmy pomocí ERP systému	Kontaktní a fakturační údaje a doklady	Uzavření nebo plnění smlouvy		Subjekt údajů	10 let	Nejsou

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly - jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení - znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo	Upřesnění
Požadovat výpis	Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup.
	Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu.
	Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.
Požadovat opravu	Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.
Požadovat opravu
Požadovat výmaz	Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul.
Požadovat výmaz	Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.
Požadovat omezení zpracování	Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu.
Požadovat omezení zpracování	K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.
Podat námitku proti zpracování	Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu.
	Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána.
	V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.
Odvolat souhlas se zpracováním	To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.
Požadovat výpis v přenositelném formátu	Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech - plnění smlouvy a souhlasu.
Požadovat výpis v přenositelném formátu	Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu XLS s pojmenovanými sloupci.
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování	Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.
Podat stížnost na dozorový úřad	V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.
Podat stížnost na dozorový úřad

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Osobně v sídle společnosti, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude od vás převzata písemná žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

- uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady,

- odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

zašlete ji e-mailem na adresu [email protected] s vaším platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.

Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky e8c4mzq.

Do žádosti uveďte:

Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození

O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů

Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje

Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.

Produkty

Výrobce